Je mehr Personen auf ein Dokument zugreifen können, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen abgegriffen werden und nach außen gelangen. Mit einem Vertraulichkeits-Label möchte Microsoft jetzt für zusätzliche Sicherheit bei
OneDrive und SharePoint sorgen.
Das Diskretions-Label bietet die Möglichkeit, ein Office-Dokument als vertraulich zu kennzeichnen und den Zugriff über eine Richtlinie zu beschränken. Es ist möglich, mehrere Diskretions-Stufen zu definieren. Die Kennzeichnung kann über die Office-Apps für Windows, Mac, iOS und Android sowie über die Web-Versionen vorgenommen werden. Hierfür steht eine neue Option in der Toolbar der jeweiligen
Office-Software zur Verfügung. Am unteren Rand der App wird angezeigt, mit welchem Label das geöffnete Dokument versehen wurde.
Die Diskretions-Label stehen für alle Office-Dateien, die über SharePoint oder OneDrive im Unternehmens-Netzwerk abgelegt wurden, bereit. Mit einer Richtlinie können Administratoren einschränken, wer welche Dateien ansehen und bearbeiten kann. Damit kann eingeschränkt werden, welche Mitarbeiter Zugriff auf die jeweiligen Dateien erhalten.
Dateien können verschlüsselt werden
Zusätzlich gibt es die Option, eine gelabelte Datei zu verschlüsseln. Damit können unbefugte Nutzer auch dann, wenn die Datei heruntergeladen oder über einen anderen Weg weitergegeben wurde, nicht auf die Inhalte zugreifen.
Microsoft 365-Abonnement vorausgesetzt
Um das neue Feature nutzen zu können, wird ein Microsoft 365-Abonnement benötigt. Anschließend kann die Funktion über das Compliance Center aktiviert werden. Weitere Informationen lassen sich im offiziellen
Blog-Eintrag der Redmonder finden. Details zu den Vertraulichkeits-Labeln werden in einer
separaten Dokumentation ausführlich erklärt.